برنامج التأهيل للشراكة والمشاركة (المنسق)

يبدأ برنامج التأهيل للشراكة والمشاركة بالتنسيق و تتلخص أهم واجبات المنسق في الآتي:

1. المشاركة حسب توجيه المسئول عن إدارة العملية (INCHARGE) في تنفيذ الجوانب الفنية من العمليات. ولا يعتبر تكليفه بعمل المنسق سبباً في عدم تنفيذ ما يكلف به من الجوانب الفنية على النحو الأمثل على أن يؤخذ في الحسبان قيامه بالعملين معاً.
2. متابعة الحصول على المعلومات من العميل وفقا للبرنامج والتحديد للمعلومات والوثائق الذي يعتمده المسئول عن إدارة العملية بعد تقديمه من كل مسئول عن قسم على النماذج المعتمدة للعملية بحيث يحال لهم بشكل رسمي ( توجيه محدد من المشرف على نموذج طلب المعلومات المعد من المسئول عن المجال في كل عملية ) وعليهم التأكد من فهمهم للمعلومات والوثائق المطلوبة على نحو يمكنهم من الاكتمال ( أن ما ذكر انه موجود على الورقة الأولى أو مذكرة إرسال المعلومة من العميل موجود فعلا وان التسلسل الرقمي سليم وان الصفحات واضحة ). الموضوع ( أن الموضوع متسق مع بعضه في الوثائق على قدر ما يعرف ذو الإلمام العام بالعملية وليس المختص في دراسة المجال ( تحديد الحالات الاستثنائية يكون التقرير فوري شفهياً ثم مكتوبا ويدخل من ضمن التقرير الأسبوعي على أن يميز حسب ما هو مبين في النموذج.
3. تنظيم الملفات وفهرستها أولا بأول بحيث تكون محدثه مع نهاية كل يوم على أسوأ تقدير وتنقسم مسئولية المنسق إلى قسمين بهذا المجال:
   1. الأوراق ( المراسلات وغيرها مهما كان نوعها ) تكون مسئوليتهم بشكل مباشر بحيث يقومون بفهرستها وتنظيمها والتأكد من إكتمالها وإتساقها وأناقتها وربطها ببعضها البعض وبأوراق العمل الأخرى ذات الصلة.
   2. أوراق عمل المجالات المكلف بها زميل آخر :

   تكون مسئوليته في هذا المجال التأكد (كمنسق وليس كمسئول عن إدارة العملية) من أن أوراق العمل للمجال مربوطة بشكل مناسب مع الأقسام التي هو مسئول عنها من أوراق العمل وأنها تتصف بالصفات السابق ذكرها في (3/1) دون أن تكون له مسئولية إشرافية على المسئول عن المجال ولكن عليه أن يتضمن تقريره الأسبوعي مرئياته حيال تنظيم أوراق العمل ومدى توفر المواصفات المشار إليها فيها ويراعى ما جاء في الفقرة (8) عن المبادرة.

4. يكون المنسق مسئولاً عن إعداد الملف الجاري للقضايا والأعمال التي تحتاج إلى متابعة مستمرة وتحديثه بصفة مستمرة.
5. التقييم المستمر لعلاقة المكتب بالعميل والمسئولين لديه والجوانب الإيجابية والسلبية التي يلمسها من واقع تعامله مع العميل كمنسق أولاً بأول. ويضمن التقرير الأسبوعي الذي يعده كمنسق رأيه في الأمر ويراعى أن يكون ذلك على نحو مستمر بالتفاعل مع المسئولين عن المجالات المختلفة وبمعرفتهم بما يراه في كل الأحوال فمثلا حال شعوره بوجود إحتمال جوانب سلبية يشعر بها العميل عليه أن يتحدث مع المسئول عن المجال مباشرة (وعلى المسئول عن المجال النظر في الأمر وتغيير ما قد يكون من رأيه تغييراً في التعامل مع العميل ولكن عليه أن لا يناقش العميل في هذا الأمر بتاتاً.
6. متابعة ما يتعلق بالعملية مع الأطراف الأخرى ذات الصلة بالعملية من غير مسئولي العميل مثل (الجهات الحكومية والدوائر الشرعية والتنفيذية...الخ) ويتوقع من النسق أن يكون قادراً على التحرك بسرعة جغرافياً لتنسيق الأمور خارج مقر تنفيذ العملية والاتصال ومقابلة ذوي الصلة للحصول على المعلومات والوثائق أو توثيق الأمور الملحقة أو الحرجة أو الحوادث المفاجئة على نحو مناسب (داخل المملكة أو خارجها ).
7. يكون المنسق ضابط الإتصال مع قسم إدارة العمليات في المكتب (الحاسوب) في الحصول على التقارير وتزويدهم بمتطلبات نظام إدارة العمليات والتأكد من أن ذلك يتم على أفضل وجه.
8. يكون المنسق مسئولاً عن البرنامج الزمني لتنفيذ العملية حسب الخطط له ومساعدة المسئول عن إدارة العملية في إعداد التقارير الدولية والتأكد من إعدادها في الوقت المحدد وبالشكل المحدد.
9. المبادرة :
   تعتبر المبادرة في طرح أي موضوع يتعلق بزيادة فعالية أداء العملية وإنجازها من أهم واجبات المنسق وليس عليه تحديد من أي نوع يمنعه من طرق أي موضوع يتعلق بالعملية ، على أن يكون ذلك على نحو بين للجميع بحيث يكون كل مسئول عن مجال من مجالات العملية على علم بما ينوي المنسق طرحه لزيادة فعالية الأداء ولكن ذلك لا يعني بالضرورة إتفاق المنسق مع المسئول عن المجال على الفكرة أو الحل أو أسلوب طرح الموضوع.

   ونظرا إلى أن العمل ذا طبيعة إستشارية فإن من المبادرة تلمس حاجة العميل إلى مساعدة المكتب في جوانب أخرى من نشاطه تمكن من أداء العملية على نحو أفضل أو تكملها ويساعد على تطوير عمل العميل بحكم ما يتجمع لدى المكتب من أعمال العميل من أوجه القوة والضعف وخبرة المكتب المتنوعة.