برنامج التأهيل المستقبلي "خمس سنوات"

نبذة تاريخية

أنشىء المكتب في عام 1399هـ (1979م) وبتوفيق من الله كانت بداية قوية وفاعلة حيث تم تنفيذ أعمال عديدة للمنشآت الخاصة والعامة بأعلى مستوى من إتقان العمل والتفاعل الايجابي في مجالات الخطط الاستراتيجية وتقييم المنشآت والاستشارات الادارية والمالية والمراجعة والموارد البشرية والخدمات ذات العلاقة بها . ومنذ إنشائه والمكتب حريص على تقديم خدماته بكفاءة عالية (الحرص ، الأمانة ، الإخلاص ، الدقة والتفاني في العمل بإتباع معايير ومفاهيم المراجعة والمحاسبة المتبعة بالمملكة العربية السعودية ) وكذلك أحدث المعايير والمفاهيم في جل نشاطاته الأخرى . لذا حرص المكتب على أن يضم عناصر مؤهلة تأهيلا عالياً وتملك خبرات واسعة ومتنوعة لتقديم أفضل الخدمات للعملاء . وقد تعاون المكتب منذ نشأته مع شركات أجنبية منها شركة برايس ووترهاوس ممثلة في 18 موظفاً واثنين من المكتب وبعد سنتين أصبحوا اثنين وزاد عدد منسوبي المكتب الى 18 موظفاً . وللمكتب مركز رئيس في مدينة الرياض وفرع في جدة . ويتعامل المكتب منذ إنشائه مع احد المكاتب العالمية الكبرى في أمريكا ماكجلادري أند بولن (Mc Gladrey & Pullen) .

تجارب المكتب السابقة في التدريب

أولا : تجربة تعليم اللغة الانجليزية لمنسوبي المكتب :

ضمن إطار جهود المكتب الرامية الى تطوير قدرات منسوبيه المهنية واللغوية ، بدأ فكرة إعداد خطة عمل برنامج اللغة الانجليزية في 11/8/1415هـ الموافق عام 1994م كما تم وضع خطة لجمع المعلومات حول هذا الموضوع تمهيداً لمراسلة المعاهد المتخصصة في تدريس اللغة الانجليزية بالخارج وتتلخص خطة البرنامج في :

• القسم الأول : السنة الأولى من البرنامج داخل المملكة وهي جزأين :
  • الجزء الأول : تخصيص 400 ساعة دراسية محلية في استخدام اللغة الانجليزية.
  • الجزء الثاني : تحصيل ذاتي لمدة 10 شهور خارج أوقات الدوام الرسمية .
• القسم الثاني : السنة الثانية وتتكون من جزأين :
  • الجزء الأول : خارج المملكة ويشمل تطوير القدرات المهنية واللغوية للمشارك وتطوير سبل استخدامه للغة في مجال عمله لمدة أربعة أشهر وذلك بالعمل في أحد المكاتب المهنية خارج المملكة مع دراسة اللغة في معهد متخصص(تفرغ جزئي) .
  • الجزء الثاني : تحصيل ذاتي لمدة 8 شهور بالمملكة .
• القسم الثالث : السنة الثالثة ويعتمد إلتحاق المشارك بها على إجتيازه لامتحانات القسم الثاني ومتطلبات شروط الإلتحاق الأخرى . ويتم تنفيذها على غرار القسم الثاني .

وقد تم فعلاً البدء في إعطاء دورة محلية في اللغة الإنجليزية لمنسوبي المكتب بتخصيص أستاذ متفرغ لهذا الغـرض وتم تنفيذ الجزء الاول من برنامج اللغـة الانجليزيـة في المكتـب في 14/7/1995م إستمر لحوالي 4 شهور كان يتم التدريس لمنسوبي المكتب بعد ساعات العمل الرسمية.

وفي عام 1996م تم الإتفاق مع مركز متخصص بتعليم اللغة ELS Language Center لإعطاء دورة في اللغة الإنجليزية لمنسوبي المكتب ووصل عدد الملتحقين بهذه الدورة 7 موظفين في الفترة من 1 يونيو الى 25 يونيو 1996م (32 ساعة) وقد اجتاز جميع الدارسين هذه الدورة بنجاح ، وقد حدد البرنامج ضوابط لمواصلة الدارسين للدورات اللاحقة .

ثانياً : تجربة المكتب في تدريب طلاب خريجي الجامعات السعودية وطلاب الماجستير :

تطلب الجامعات الوطنية مساعدة المكتب في تدريب طلابها وخريجيها وطلاب الماجستير وللمكتب تجربة رائدة في هذا المجال منها على سبيل المثال لا الحصر تدريب طلبة الماجستير في المحاسبة من جامعة الملك سعود الذين قام المكتب في عام 1999م بتدريب بعض طلبة الماجستير نظرياً وعملياً ويتم في نهاية تدريبهم إرسال تقارير للجامعة عن عدد الساعات التدريبية التي تلقوها ونتائجهم التي تعتبر أحد عناصر تقييم منحهم درجة الماجستير .

أنواع التدريب

ينقسم التدريب الذي يقدمه المكتب إلى قسمين :

1. التدريب الخارجي ويشمل تدريب العملاء وطلبة الجامعات وطلبة الماجستير .
2. التدريب على رأس العمل في المكتب بما في ذلك حضور المؤتمرات والندوات .

وسنتناول هنا التدريب على رأس العمل في المكتب :

يبدأ التدريب في المكتب من أول يوم عمل للزميل الجديد حيث يتم تسليمه دليل التعريف والتدريب التأسيسي لزميل جديد ويستلم معه خطاب يحدد له نوع الاتجاه الذي يسير فيه ويتم تحديد مرشد له أثناء تعرفه على المكتب من خلال الدليل بطريقة رسمية ويتم تدريبه من خلال الأعمال والإجراءات الإدارية ما بين يوم الى إسبوعين ويتم إعداد خطة له ليتعرف على منهجية المكتب . بعد إنتهاء الزميل الجديد من المجال الأول ينتقل الى زميل يسمى بالمشرف وهو المشرف الفني حسب النشاط الذي سيعمل فيه . ثم يجتمع المرشد والمشرف ويقرران مدى صلاحية الزميل الجديد للعمل في النشاط المقرر له وفق امكاناته ويرفعان مذكرة للشريك المدير لتعيين الزميل الجديد وهذا التدريب يخضع له كل زميل جديد يلتحق بالمكتب .

وفي البرنامج التدريبي لعمليات المراجعة هناك برنامج شامل لكافة اقسام عملية المراجعة يقوم الزميل الجديد (المتدرب) من خلال المشرف (الفني ) بإستكمالها بدراسة ملفات أحد العمليات الملائمة السابق اكمالها بالاضافة الى اطلاعه على المراجع ذات الصلة بأعمال المراجعة مثل نظام الشركات ، نظام مراقبة البنوك ، معايير المحاسبة ومعايير المراجعة وهكذا .

يوجد بالمكتب حالياً برنامجين رئيسين للتدريب : تدريب الخمس سنوات وتدريب المنسقين وفيما يلي توضيحاً لكل منهما .

تدريب الخمس سنوات

يعتمد هذا البرنامج على استقبال الخريجين الجدد الملتحقين بالبرنامج وخلال خمس سنوات يتم تزويد هذا الملتحق بالخبرة اللازمة لوصوله الى مستوى مهني معترف به والذي يكون عادة إما شهادة زمالة مهنية في تخصصه أو درجة الماجستير العلمية في تخصصه بجانب التدريب على رأس العمل الذي يمارسه ويبدأ مزاولته منذ التحاقه بالبرنامج وبالتالي يتم اختزال الخبرة التي يتم اكتسابها عادة خلال سنين طويلة بهذه المدة القصيرة التي يتم فيها تكثيف التدريب .ونظراً لان البرنامج يخدم جميع التخصصات الموجودة بالمكتب فان لكل متدرب برنامج خاص يتم تخطيطه بناءاً على خلفية المتدرب العلمية والتخصص المراد التركيز عليه ويشترك جميع المتدربين في برنامج مكثف للغة الانجليزية في بداية التدريب لرفع قدرة الملتحق اللغوية داخل المملكة يلي ذلك برامج التحصيل الذاتي وبرامج التدريب خارج المملكة لرفع التحصيل اللغوي والمهني في منشآت مهنية متخصصة .ويأخذ البرنامج التدريبي الشكل التالي :

وقد بدأ البرنامج من عام 1415هـ قد كانت أول دفعة التحقت بالبرنامج ثمانية أشخاص ومن الذين استكملوا البرنامج وحصلوا على زمالة هيئة المحاسبة ولا يزالون على رأس العمل بالمكتب .

أهداف البرنامج

أوجد البرنامج الى تحقيق عدد من الاهداف منها مايلي :

1. مساعدة منسوبي المكتب على تطوير قدراتهم بما يعود عليهم وعلى المكتب بمنافع مشتركة وذلك من خلال :
   • توسيع مداركهم من خلال الإتصال ببيئة مختلفة اجتماعياً ولغوياً ومهنياً .
   • التعرف على أعمال النشاط في بيئة مختلفة أثناء عملهم في مكاتب مهنية خلال البرنامج.
   • مساعدتهم على تطوير قدراتهم الفنية من خلال إمكانية الإطلاع على الفكر والتطبيق المهني المكتوب بلغة أجنبية .
2. تعميق معرفتهم باللغة الانجليزية من خلال إستمرارية التصاقهم بها حيث يشمل البرنامج إضافة للدراسة خارج المملكة برنامجاً مكملاً داخل المملكة (تحصيل ذاتي ) تحت إشراف مختص في تعليم الانجليزية المهنية طيلة فترة البرنامج .
3. تقوية الروابط بين المكتب ومنسوبيه .

شروط الإلتحاق بالبرنامج :

يتم إيفاد الموظف لدراسة اللغة الانجليزية والتدريب في منشأة مهنية في الخارج اذا توفرت الشروط التالية :

1. أن يكون قد تم تزكيته من قبل لجنة تطوير القوى العاملة في المكتب .
2. أن يكون له خدمة في المكتب لمدة لا تقل عن ( ) سنوات .
3. ان يكون حاصل على شهادة البكالوريوس حسب النشاط أو ما يعادلها ويعمل في مجال عمل المكتب الفني .
4. أن يكون قد اثبت كفاءة في أداء واجباته الوظيفية وفي دعم العمل في المكتب وخدمة أهدافه .
5. أن يتعهد بالإستمرار في البرنامج حتى نهايته والعمل لدى المكتب طيلة مدة البرنامج (ثلاث سنوات) وكذلك لمدة ( ) سنوات من تاريخ انتهاء البرنامج .
6. أن يقبل بضوابط البرنامج .
7. إجتياز المرحلة الاولى من البرنامج الذي تجريه لجنة تطوير القوى العاملة .
8. أن يكون تقدير تقييم أدائه ( %) فأكثر .
9. النجاح بنسبة لا تقل عن ( %) في جميع إختبارات المراحل في الداخل والخارج المعطاة من قبل مكتب الراشد والمنشأة المسئولة عن تطوير قدراته اللغوية وكذلك المسئولة عن تطوير استخدامه لها .
10. أن تكون سلوكيات المشارك بما فيها المداومة على الحضور وبذلك الجهد الاقصى للتعلم والتحصيل والتصرف وتمثيل المكتب بشكل لائق أثناء تطوير اللغة واستخدامها في الخارج .
11. الحصول على تقدير ( ) من المنشأة التي تقدم الجزء الثاني من المرحلة الثانية .

واذا لم يحقق أو يلتزم المشارك بأحد هذه الضوابط أو الشروط فينظر المكتب في مدى استمراريته بعد الحصول على تقرير من لجنة تطوير القوى العاملة ، ويتحمل ثلث تكاليف مشاركته ، واذا لم يستمر بسبب يعود اليه فيتحمل نصف تكاليف مشاركته في البرنامج .

التزامات المشارك :

يلتزم المشارك بما يلي :

1. اذا ما استقـال المشـارك من المكتب خلال السنة الاولى من البرنامج يتحمل المشارك ( %) ممـا يخصـه من تكاليف في البرنامج حسب ما يحدده المكتب لهذا الغرض و( %) من تكاليف البرنامج اذا استقال خلال السنة الثانية ، و( %) من التكاليف اذا استقال خلال السنة الثالثة .
2. اذا ما استقال المشارك من المكتب بعد نهاية البرنامج قبل قضاء مدة مماثلة لمدة البرنامج (ثلاث سنوات) فيتحمل كامل ما يخصه من تكاليف البرنامج حسب ما يحدده المكتب. ويخصم منها مبلغاً يتناسب مع المدة التي بقيها في المكتب من تلك الفترة .
3. تقوم لجنة تطوير القوى العاملة بتعديل وتفسير والإضافة والحذف حسبما سبق وفقاً لما تراه مناسباً .

تدريب المنسقين

نشاط المكتب يعتمد أساساً على الشركاء وبالتالي إتجه المكتب الى إنشاء برنامج تدريب المنسقين الذي يهدف إلى :

تدريب منسقي العمليات وتطوير مهاراتهم الفنية والإدارية مما من شأنه تحقيق أهداف العملية وإنجاز برنامج التنفيذ في الموعد المحدد مما يحقق رضا العملاء والمحافظة على مركز الصدارة الذي يتبوأه المكتب .

وبالتالي يمكن إعتبار المنسق شريكاً تحت التدريب . وقد تم تحديد واجبات منسق العملية كالتالي :

1. المشاركة حسب توجيه المسئول عن إدارة العملية في تنفيذ الجوانب الفنية من العمليات. ولا يعتبر تكليفه بعمل المنسق سبباً في عدم تنفيذه ما يكلف به من الجوانب الفنية على النحو الأمثل على أن يؤخذ في الحسبان قيامه بالعملين معاً .
2. متابعة الحصول على المعلومات من العميل وفقاً للبرنامج والتحديد للمعلومات والوثائق الذي يعتمده المسئول عن إدارة العملية بعد تقديمه من كل مسئول عن قسم على النماذج المعتمدة للعملية بحيث يحال لهم بشكل رسمي (توجيه محدد من المشرف على نموذج طلب المعلومات المعد من المسئول عن المجال في كل عملية) وعليهم التأكد من فهمهم للمعلومات والوثائق المطلوبة على نحو يمكنهم من التأكد عند إستلامها من كمالها من حيث الشكل (مسمى الوثيقة) ، الاكتمال (أن ما ذكر أنه موجود على الورقة الاولى أو في مذكرة إرسال المعلومة من العميل موجود فعلاً ، أن التسلسل الرقمي سليم وأن الصفحات واضحة) ، الموضوع (أن الموضوع متسق مع بعضه في الوثائق على قدر ما يعرف ذو الإلمام العام بالعملية وليس المختص في دراسة المجال (تحدد واجبات منسق العملية على نحو مفصل مكتوب) ويقدمون تقرير أسبوعي حسب نموذج يتفق عليه وفي الحالات الإستثنائية يكون التقرير فوري شفهياً ثم مكتوباً ويدخل من ضمن التقرير الأسبوعي على أن يميز حسب ما هو مبين في النموذج .
3. تنظيم الملفات وفهرستها أولاً بأول بحيث تكون محدثة مع نهاية كل يوم على أسوأ تقدير، وتنقسم مسئولية المنسق الى قسمين في هذا المجال :
   • أ - الأوراق (المراسلات وغيرها مهماكان نوعها) تكون مسئوليتهم بشكل مباشر بحيث يقومون بفهرستها وتنظيمها والتأكد من إكتمالها وإتساقها وأناقتها وربطها ببعضها البعض وبأوراق العمل الأخرى ذات الصلة .
   • ب – أوراق عمل المجالات المكلف بها زميل آخر :
   تكون مسئوليته في هذا المجال التأكد (كمنسق وليس كمسئول عن إدارة العملية) من أن أوراق العمل للمجال مربوطة بشكل مناسب مع الاقسام التي هو مسئول عنها من أوراق العمل وأنها تتصف بالصفات السابق ذكرها من دون أن يكون له مسئولية إشرافية على المسئول عن المجال ولكن عليه أن يضمن تقريره الأسبوعي مرئياته حيال تنظيم أوراق العمل ومدى توفر المواصفات المشار اليها فيها ويراعي ما جاء في الفقرة (9) عن المبادرة .
4. يكون المنسق مسئولاً عن إعداد الملف الجاري للقضايا والأعمال التي تحتاج الى متابعة مستمرة وتحديثه بصفة مستمرة .
5. التقييم المستمر لعلاقة المكتب بالعميل والمسئولين لديه والجوانب الإيجابية والسلبية التي يلمسها من واقع تعامله مع العميل كمنسق أولاً بأول . وضمن التقرير الأسبوعي الذي يعده كمنسق رأيه في هذا الأمر ويراعى أن يكون ذلك على نحو مستمر بالتفاعل مع المسئولين عن المجالات المختلفة وبمعرفتهم بمايراه في كل الأحوال فمثلاً حال شعوره بوجود إحتمال جوانب سلبية يشعر بها العميل عليه أن يتحدث مع المسئول عن المجال مباشرة (وعلى المسئول عن المجال النظر في الامر وتغيير ما قد يكون من رأيه تغييراً في التعامل مع العميل ولكن عليه أن لا يناقش العميل في هذا الامر بتاتاً ، واذا دعا الامر مناقشته مع العميل فيجب أن يكون من خلال المسئول عن إدارة العملية أو بعد علمه بصدور توجيه مكتوب منه بذلك ) .
6. متابعة ما يتعلق بالعملية مع الاطراف الاخرى ذات الصلة بالعملية من غير مسئولي العميل مثل (الجهات الحكومية والدوائر الشرعية والتنفيذية .... الخ) ويتوقع من المنسق ان يكون قادراً على التحرك بسرعة جغرافياً لتنسيق الامور خارج مقر تنفيذ العملية والإتصال ومقابلة ذوي الصلة للحصول على المعلومات والوثائق أو توثيق الأمور الملحة أو الحرجة أو الحوادث المفاجئة على نحو مناسب (داخل المملكة أو خارجها) .
7. يكون المنسق ضابط الإتصال مع قسم إدارة العمليات في المكتب (الحاسوب) في الحصول على التقارير وتزويدهم بمتطلبات نظام ادارة العمليات والتأكد من أن ذلك يتم على أفضل وجه .
8. يكون المنسق مسئولاً عن البرنامج الزمني لتنفيذ العملية حسب المخطط له ومساعدة المسئول عن إدارة العملية في إعداد التقارير الدورية والتأكد من إعدادها في الوقت المحدد وبالشكل المحدد .
9. المبادرة :

تعتبر المبادرة في طرح أي موضوع يتعلق بزيادة فعالية أداء العملية وإنجازها من أهم واجبات المنسق – وليس عليه تحديد من أي نوع يمنعه من طرق أي موضوع يتعلق بالعملية ، على أن يكون ذلك على نحو بين للجميع بحيث يكون كل مسئول عن مجال من مجالات العملية على علم بما ينوي المنسق طرحه لزيادة فعالية الأداء، ولكن ذلك يعني بالضرورة إتفاق المنسق مع المسئول عن المجال على الفكرة أو الحل أو أسلوب طرح الموضوع .

ونظراً الى أن اعمال التنسيق مرتبطة بعمليات الإستشارات فإن من المبادرة تلمس حاجة العميل الى مساعدة المكتب في جوانب أخرى من نشاطه تمكن من أداء العملية على نحو أفضل او تكملها. ويساعد على تطوير عمل العميل بحكم ما يتجمع لدى المكتب عن أعمال العميل من أوجه القوة أو الضعف وخبرة المكتب المتنوعة .